スケジュール調整サービス「伝助」
★幹事や事務局におすすめ！
操作簡単、端末の性能に関係なく使えるスケジュール管理サービス
師走ですね。
忘年会や納会シーズンで、農家と言えども関係各所の宴会で忙しいと想います。
呼ばれて参加する方は呑んだくれて楽しいですが、大変なのは主催側。宴会の仕切りや会費の徴収・支払いなどに気を使って酔うに酔えません。
宴会当日もさることながら、事前準備も苦労しますよね。まず開催日を決める、そして出欠を管理する作業。これがなにせ面倒くさい。特に人数が数十人となるともう泣きたい。
携帯電話が普及した今の時代、メールで出欠確認をしている人が多いのではないでしょうか。昔のように一人一人電話確認したり回覧板で回したりすることはなくなったかもしれませんが、それでも面倒なのに変わりはありません。
逆にパソコンやスマホを使いこなしている人は「メーリングリストやfacebookのグループ機能などを使えば簡単に集計できるのに…面倒くさい」と思うのですが、参加者がその手の話に疎ければむしろ自分のほうが面倒くさいヤツと思われてしまうことでしょう。
そこで便利なのが今回ご紹介する「伝助」。参加者のスケジュール調整に便利なwebサービスです。
これならばメールという皆が利用しているであろうツールでスケジュール調整がおこなえます。
実際使ってみましょう。
入会手続きや個人情報登録は一切ありません。
もちろん無料です。
まずは伝助のページに飛んでみてください。パソコンやスマートフォンだけでなく、普通の携帯電話からでも大丈夫です。
１．まず左上の「イベントを新規に作成する」を選びます。
２．するとイベントの詳細を入力するページに移動します。
まず「イベント名」「候補日程」「説明文」を入力します。
ここでは１２月２２日の梨組合の忘年会ということにしました。
説明文には締切日や会費などを書いておきました。
下にスクロールさせると「パスワードの設定」がありますが、ここでは設定しないを選びました。
「メールアドレス」には自分のパソコンか携帯のメルアドを入力します。
このアドレスに今回入力した登録内容が控えとして送られてきます。
これら必要項目をすべて入力・選択したら、一番下の「作成する」ボタンを押します。
３．これで完成です
スケジュール調整ページヘのリンクが貼られているので、このURLを参加者全員に知らせましょう。コピー＆ペーストしてPCからのメールで送ってもいいですし、さきほど入力した携帯メールアドレスに画面と同様のURLが届いているので、そちらを参加者に転送しても勿論構いません。
なおイベントの詳細について変更がある場合は編集用ページURLを押すと、さきほどの必須項目入力のページに戻るので、そちらで内容の修正をおこなえます。
４．まずは幹事である自分の出欠を登録しましょう。
さきほどの完成したスケジュール調整ページへ行きます。
すると自分が入力した項目の反映されたページができていますね。
他の参加者もリンクを押せば同じページにやってきます。
「名前」に自分の名前を入力し、「新規追加する」のボタンを押します。
５．すると日時の隣に、自分の名前と「◯」「×」「△」を選ぶボックスが現れます。
自分は幹事なのでもちろん参加の「◯」を選択します。
その下には「コメント」という空欄がありますが、ここは参加者の一言欄です。ここは空欄のままでも問題ありません。
（たとえば参加者が「３０分程度遅れる」とかの都合を買いたり、「よろしくお願いします！」など宴会に向けての意気込みを書いてもいいでしょう）
６．これで登録完了です。
日時の隣に自分の名前と参加可否、入力したコメントが表示されました。
他の参加者の入力のやり方も同様です。
皆が入力してくれると下のように表示され、参加可否の数は自動的に集計されます。
これならいちいち紙に書き記したり、数を数える必要もありません。
普通の携帯電話からでもスマートフォンからでもこのページにはアクセスできるので、いつでもどこでも確認ができます。記録として残しておきたければ印刷したり、このページ自体の画像を保存しておくといいでしょう。
また幹事だけでなく他の参加者も、このページに再度アクセスすれば人の集まり具合を確認できます。もちろん一度入力し終わった後で参加できなくなった場合も、再度このページにアクセスして参加可否を変更できます。
参加者は幹事に断りの電話を入れる必要はありません。幹事も予定変更の電話を受けることなく、締切日後にページを最終確認するだけで集計を終えることができます。
ここで紹介したのは最も簡単な利用法ですが、使いこなせば開催日そのものを決めるのに使ったり、グループ内でのアンケートや、資材等を共同購入する際の注文の集計にも使えます。
外部から見られたくない場合はパスワードを掛けて、仲間内だけ確認できるようにもできます。
詳しい使い方は伝助のページ左上にある「HELP」を読んでみてください。
伝助は使っている端末の性能に関係なく使えるサービスです。まとめ役をやる機会が多い方は是非使ってみてください。
